GTD自我管理
1 GTD 是什么
GTD 不应该只翻译为“把事情做完”,而是把事情处理完和做好,是有价值的结果,而不是完成的数量。
待办事项混乱,不得不一边思考有哪些事情要做,一边思考如何去做。而 GTD 则是:
- 大脑清空不混乱
- 明确知道下一步应该做什么
2 GTD 流程
2.1 收集(Collect)
捕获(Capture)
收集箱:收集各种事情
【问题 1】这件事情可以行动吗?
否:
- 参考资料
- 可能清单
- 回收箱
是:
【问题 2】这件事可以一部搞定吗?
否:项目清单
是:【问题 3】这件事可以在 2 分钟搞定吗?
能:立即做
不能:【问题 4】这件事该我做吗?
否:等待清单(≠ 确认别人完成与否,而是确保任务顺利完成)
是:【问题 5】有特定时间吗?
无:执行清单,事情执行归宿(后续项目清单加进来,等待清单加进来,甚至,可能清单也有跟着进来的时候)
有:日历/应用,根据具体日期完成放入执行清单需要特定时间安排的事情
2.2 整理(Process)
明晰(Clarify)
分区:
- 执行清单
- 等待清单
- 项目清单
- 可能清单
- 参考资料
- 回收箱
- 日历/应用
! 注意
收集箱:拿出去的事项不能再放回
项目清单:主动拆解项目清单
可能清单:更新等待、可能清单及回收箱
日历/应用:确定日期设置恰当
2.3 组织(Organize)
组织(Organize)
2.4 计划(Plan)
回顾(Reflect)
项目清单,下一步是什么?做,放到执行清单中,排期(会用到日历/应用)。
2.5 执行(Do)
执行(Engage)
执行清单的内容做了,拿结果,而不是等结果。
3 执行清单
3.1 如何给执行清单排序
暂时保留意见
- GTD
- 要事第一(史蒂芬 · 科维),出自《高效能人士的 7 个习惯》
- 四象限法则(艾森豪威尔)。推荐
两个基本原则
- 你不可能完成所有的事情
- 尽可能做离你目标更近的事情
GTD(大卫 · 艾伦)
从小处入手,提高效率。
3.2 四个注意事项
能够放进执行清单的,都是可以一步搞定的。如果用时较长,就要想一下了:
- 事情本身非常特殊
- 能力有问题
- 态度有问题
做计划、做方案是每个人的必修课
- “怎么做”是方法和技巧
- “为什么?”、“怎么来的”才和计划、方案有更紧密的联系
预估执行清单的各项任务时间
为特别的事件预留时间
需要灵活推进事件的完成度了,万物皆可为己用。
3.3 如何保障执行清单的质量和效率
3.3.1 一次只处理一件事情
可以看看《最重要的事只有一件》。一次做好一件事,别被打断,你离成功就更近了。
3.3.2 使用番茄时钟提高效率
应用软件也可以是 forest,普通厨房计时器等。尽力专注、高效地完成手上的事情。这样做,可能会忽略一些其他事儿,比如电话未接,短信未回等,进而产生负罪感。
3.3.3 打破”负罪感幻觉“
这里要分清楚 2 个东西:负罪感和负罪感幻觉。
假如朋友突发紧急情况,不得不需要你的帮助,而你不去。当良心过意不去的时候,那种感觉叫负罪感。而如果朋友明知你手头上有重要的事情要做,而非要带你来一局游戏,那种害怕拒绝而不被当作朋友的感觉,我把它称为负罪感幻觉。类似的幻觉还有:
- 无关紧要的消息,必须秒回
- 突然交给你的任务,必须马上处理
要把执行清单中的事情做的更加的高效,最好打破这种负罪感幻觉。消息可以之后再回,电话可以之后再打;决定可以晚些再做,即便是他人突然交给你的任务,只要不紧急立即处理的。
以上 GTD 的理论在处理过程中,参考资料、回收箱目前是空的。而在现实里,它们当中可能随时都会出现新的内容;同样的,也时刻都在出现新的、需要你去做的事情。
当你意识到这些,那么伴随而来的问题就是:
- 我什么时候收集(捕获)?
- 什么时候明晰?
- 什么时候组织?
- 什么时候回顾?
- 什么时候执行?
如果把一个或多个事项看成主体,我们确实是先把它收集起来;然后看它符合哪个分区,也就是明晰;之后再把它放到对应的分区,也就是组织;问自己下一步行动是什么,也就是回顾;再然后执行。刚好就是 GTD 的五个步骤。
也正是因为这五个步骤是以事项为主体,所以不管你在哪里看到 GTD 的介绍、教程,仍然会对什么时候做什么,感到迷茫。
为什么呢?因为时间管理、任务管理的主体是人,是你自己,而不是一件一件的事项!
所以,下面给出 GTD 的表格,使你念头通达。
步骤 | 捕获 | 明晰 | 组织 | 回顾 | 执行 |
---|---|---|---|---|---|
事项收集 | ① 全部放到收集箱 | ||||
每日回顾 | ③ 这些事该放进哪个区 | ④ 放进相应的分区 | ① 收集箱清空没?⑤ 收集箱够没? ⑥ 等待清单下一步?在做吗?如何了? ⑦ 项目清单下一步?在做吗?如何了? ⑧ 可能清单下一步?在做吗?如何了? |
② 两分钟可以执行吗?做! | |
事项处理 | ① 日历中的事项按日期处理 ② 按照排序处理执行清单中的事项 |
||||
每周回顾 | ① 查漏补缺,以保万无一失 ② 相比被动收集,更加主动 |
表格横向(row)是以事项为主体的 GTD 执行步骤;而纵向(col)才是以执行者,也就是以你为主体的执行步骤。
事项未收集,不用操之过急的执行事情。
从这份表格中,当你横向看着进行回顾的时候,纵向的明晰、组织、执行都是一套流程走完。
4 回收箱和参考资料
4.1 回收箱
看一下回收箱,跟 win 系统桌面的垃圾箱一样。什么样的情况,我们会把事情扔进回收箱。原因如下:
- 一件事本身会变化
- 参考 GTD 的两个目的
4.2 参考资料
一切可被记录的,就可被参考;参考价值的高低是相对的。
从语言到文字再到电子设备多样化的更加丰富的载体,可作为参考资料。
4.2.1 如何准备参考资料
- 回归常识,避免追奇、怪
- 提高信息的检索、辨别能力
- 提高参考资料的存档标准
- 搜索引擎能够找到的、浅显平常的,不存档
- 新概念,但换汤不换药的,不存档
人找书很难,但书找书却很容易。通过了解一本书,进而了解与之相关的书。把事情简化为最基本的事实,大道至简。
4.2.2 现代人的参考资料
网络搜索引擎
个人知识库
可以是书架上的笔记,存储盘、网络云盘
- 见阶段工作所需参考资料
- 智慧、或对智慧的见解。如值得纪念、留存、回味、学习的。
5 如何选择适合你的 GTD 工具
很显然,这是一个多变的世界,不可能有专门为你量身定做的应用,为你所想。
5.1 常见应用
- Evernote
- OneNote
- Outlook
- IOS 提醒事项
- OmniFocus
- Things
- Trello
- Wunderlist/Microsoft To-Do
5.2 应用选择原则
- 没有 100%契合任何人的应用,放弃一劳永逸
- 计量参考官方推荐,总有其道理
- 考虑迁移成本、是否放弃成本。如时间上的消耗。
- 考虑你的硬件设备,全平台不一定好
- 给自己足够的时间试错应用
- 不是软件帮你做什么,而是你如何使用软件。如它是否限制了你的功能使用。
- 便利 ≠ 高效,不要舍本逐末,除”机心“
- GTD 不一定必须使用某一款应用,也不一定要使用应用
如何科学地认识和使用 GTD 时间管理法则,这篇文章就到此结束了。但关于 GTD 的深入实践,我们乐在其中。